Cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a los costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos y condiciones requeridos en materia tributaria y ser generados por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes.
En el módulo de DOCUMENTO SOPORTE de COLOKIAL usted podrá extraer de forma automática desde su ERP, todas las transacciones de compra de bienes y servicios realizadas con proveedores y terceros no obligados a emitir facturas o documentos equivalentes a estas, y generar los Documentos Soporte de acuerdo con lo establecido en la Resolución No. 000042 de la DIAN y los anexos técnicos relacionados con ésta, igualmente, podrá administrar las resoluciones de numeración otorgadas por la DIAN para los Documentos Soporte, sus vigencias y configurar alertas de vencimiento para que los responsables de su organización realicen las gestiones pertinentes para su renovación. Almacenará los Documentos Soporte de su empresa ya numerados, para que puedan ser generados una y otra vez cuando su organización o un tercero así lo requieran.
Nuestro módulo ya cuenta con la funcionalidad para generar los archivos XML establecidos en el anexo técnico de la Resolución No. 000012 del nueve (9) de febrero de 2021, expedida por la DIAN.
¿Cuáles son los requisitos del Documento Soporte?
Según lo indicado en la Resolución No. 00042 de 2020 expedida por la DIAN, los requisitos para la validez de este documento son:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos, nombre o razón social, número de identificación Tributaria – NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario – RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria – NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva del documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no estar obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
– DIAN, ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación.
¿Desde cuándo estoy obligado como comprador a emitir el Documento Soporte?
De acuerdo con lo indicado por el Comunicado No. 55 del 21 de julio de 2020 emitido por la DIAN, se informa que se hará exigible el requisito del numeral 5 del Artículo 55 de la Resolución No. 42, siendo este exigible a partir del 15 de agosto de 2020.
